La SOCIÉTÉ PHILANTHROPIQUE, fondée en 1780, association reconnue d’utilité publique exerçant dans le domaine de l’action sociale, médico-sociale et sanitaire (une direction générale, 42 établissements et services, 1700 salariés, budget 130 millions d’€, recrute pour son établissement du Site Mérice (11ème arrondissement de Paris) :
Un Agent d’accueil Administratif (H/F)
Rémunération suivant la CCN51
A pourvoir dès que possible
Principales activités
- Accueillir toute personne qui arrive sur la structure, l’orienter et l’informer si nécessaire
- Contrôler les entrées et les sorties
- Tenir le cahier des visiteurs
- Tenir et mettre à jour le registre du personnel
- En cas d’absence, prendre les informations nécessaires à transmettre au service ou à la personne demandée
- Répondre au téléphone et orienter son interlocuteur au service ou à la personne demandée
- Transmettre les informations aux différents membres de l’équipe grâce à l’outil informatique (logiciel et/ou mails)
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur en sachant distinguer ce qui peut être diffusé ou non
- Trier le courrier entre le courrier du CHRS et les résidentes, enregistrer le courrier arrivé et le transmettre à la Direction puis le faire circuler et le distribuer aux services concernés
- Enregistrer le courrier sortant
- Encaisser les espèces (règlement des redevances, caution, jetons, code wifi)
- Calculer, aider à la commande et distribuer les tickets services aux résidentes
- Distribuer les tickets de métro selon les modalités en place
- Préparer des documents à distribuer aux salariés
- Gérer, réceptionner, contrôler et ranger les commandes fournitures bureau et produits d’entretien
- Envoyer les courriers, les courriers recommandés AR et acheter les timbres
- Mettre en forme des documents et des tableaux de bord
- Archiver les documents ou dossiers
Au niveau institutionnel
- Respecter la culture et les valeurs de l’association à l’interne et à l’externe
- Respecter le règlement intérieur et le règlement de fonctionnement
- Être engagée dans la formation permanente (formation, colloque, forum…)
- Participer à l’accueil des stagiaires
- Participer à la rédaction du bilan annuel d’activité
- Appliquer les protocoles et les procédures
- Adapter son activité en fonction de la vie de l’établissement (modification des horaires, remplacements)
Au niveau des équipes et de la Direction
- Appeler les services d’urgence si nécessaire
- Alerter la direction si nécessaire
- Communiquer et partager les informations nécessaires à l’accompagnement des résidentes
- S’approprier tous les supports de transmission (logiciel informatique, documents Excel, base de données…) ;
- Faire des comptes rendus réguliers de son activité aux chef.fe.s de service et au directeur
- Participer aux réunions institutionnelles, à la vie de sa structure, à l’élaboration du projet institutionnel et à sa mise en œuvre
- Participer et promouvoir la démarche Qualité
| Niveau de qualification requis |
| Formation : Niveau bac |
| Compétences requises au poste | |
| Savoir
— Intérêt auprès du public en grande précarité — Utilisation des outils mis en place — Bonne connaissance en informatique et techniques de communication
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Savoir-être
— Capacité d’adaptation — Qualités relationnelles en interne et en externe — Bienveillance — Diplomatie, Sens de l’écoute — Gestion des priorités et respect des délais — Respect de la confidentialité — Sens de l’autonomie et réactivité
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Adresser CV et lettre de motivation par mail à :recrutement-chrsesi@philanthropique.asso.fr .